Alle ansøgninger forelægges til godkendelse minimum 1 uge før afsendelse.
Alle ansøgninger med et budget > 500.000 skal være godkendt af institutleder. I aktuelle interrim periode er det vice-institutleder for forskning, der godkender.
Alle ansøgninger med et budget < 500.000 kan godkendes af institutsekretariatsleder.
Hvis der søges om lønmidler, skal der være indgået aftale med instituttet om en kontorplads, og pågældende aktivitet skal være godkendt i sektionsmiljøet af sektionslederen.
Hvis der ikke er overhead indeholdt i ansøgningen, skal der være budgetteret med omkostninger til infrastruktur, f.eks. egen løn, løn til sekretær, løn til datamanager, løn til laborant, PC-udstyr etc. Der skal som udgangspunkt søges midler svarende til 44% overhead og ansøgningen forelægges sammen med denne blanket.
Ansøgningen registreres i ReAp af medarbejder i Sekretariatet eller af forskeren selv.