Ph.d.-forsvar og -reception for ph.d.-studerende ansat på Institut for Folkesundhed

Normalt afholdes Instituttets ph.d.-forsvar i enten Samfundsmedicinsk Auditorium (1262-101), i et af Søauditorierne eller i auditoriet på Idræt. Du finder en liste over tilgængelige auditorier her. Gitte sørger for at booke lokalet efter samråd med dig.

Det er en god idé også at booke tid til et prøveforsvar i det valgte auditorium. Ved sådanne prøveforsvar kan man evt. få en person til at logge ind via Zoom udefra, d.v.s. uden AU-ID og uden VPN-forbindelse. Dette er især en god idé, hvis man har eksterne bedømmere eller andre vigtige tilhørere, som skal være med på Zoom.

Du bør kontakte Health IT, så snart auditoriet er booket. De instruerer i det rent tekniske.

Bemærk, at du selv skal sørge for en "teknisk hjælper" (f.eks. en kollega eller et familiemedlem), som kan være til stede ved forsvaret. Health IT er back-up over mobil.

Trykning af afhandlingen sker via Fællestrykkeriet på AU. Der skal i den forbindelse udfyldes en rekvisition.

Rekvisitionen udfyldes online, og udover at fortælle trykkeriet hvad du ønsker, skal du huske at udfylde flg. ved bestilling:

• Institut/Afdeling: Folkesundhed
• Elektronisk fakturering, EAN: 5798000418554
• Instituttets stednummer: 4411
• Under modtager skriver du projekt 900491 og aktivitet 89626. Ikke noget beløb.
• Du er selv rekvirent, så udfyld med dit AU-ID i nederste venstre felt.

Har du tvivlsspørgsmål til opsætning eller tryk af afhandlingen, kan det varmt anbefales at tage direkte kontakt til trykkeriet. 

Instituttet betaler op til 50 eksemplarer. Ønsker du flere, skal du aftale det med Annette Bachmann først.

Den officielle pressemeddelelse omkring dit forsvar skal sendes til ph.d.-skolen senest tre uger før forsvaret. Du finder info og skabelon her.

Ph.d.-skolen sørger for, at forsvaret kommer med i online-kalenderen.

Husk at skrive i meddelelsen at man kan få evt. Zoom-link tilsendt ved at kontakte dig – altså hvis det er relevant.

Den generelle invitation til kolleger er du velkommen til selv at sende ud via mail. Dette gælder også mht. at invitere folk udenfor huset, inkl. familie og venner.

Gitte kan hjælpe med at bestille lokale samt receptionsmenu og drikkevarer fra Matematisk Kantine.

Normalt benyttes Frokoststuen i bygning 1261, William Scharff-auditoriet i Søauditorierne eller kantinen på Idræt.

Forplejningen er oftest en mindre buffet (4 kolde anretninger, brød, samt kage) med drikkevarer. Instituttet dækker udgiften op til en vis grænse (normalt maks. 40 personer). Kantinen stiller an, så alt er klart, når du og gæsterne ankommer til receptionen.

Hvis du foretrækker selv at bestille mad udefra for egen regning og/eller f.eks. medbringe ekstra drikkevarer, så er du naturligvis velkommen til det.

Du skal under alle omstændigheder være opmærksom på, at I selv skal rydde op efter endt reception. 

Her følger den praktiske information vedr. receptioner. Du vil også modtage information herom på mail cirka en uge før forsvaret.

• Når du og dine gæster forlader auditoriet, skal I sørge for at have alle tasker, jakker, computere, blomster, osv. med jer, da dørene låser og alarmen slås til efter forsvarets afslutning.
• Gitte aftaler på forhånd med en auditoriebetjent, hvornår yderdørene låses i den bygning, hvor receptionen holdes.
  • Det er derfor en god idé, at du - og gerne et par kolleger - har et nøglekort med i lommen.
  • Bemærk, at selv om vagterne får besked om, at I er til stede efter almindelig arbejdstid, kan der stadig godt dukke en vagt op undervejs og tjekke, hvem I er.
• Matematisk Kantine sørger for at stille mad og drikke an i receptionslokalet.
• Ved receptioner i frokoststuen i bygning 1261, er du velkommen til at bruge receptionskøleskabet til evt. mad- og/eller drikkevarer, som du selv har med.
• Når I rydder op, skal al service, inkl. glas og fade, retur til Matematisk Kantine:
  • Stabl så meget som muligt af det, der skal retur, på et rullebord. (Ved receptioner i frokoststuen vil der sandsynligvis stå et rullebord lige i nærheden; tjek evt. elevatoren.) Ved receptioner i William Scharff-auditoriet bør rullebordet sættes udenfor lokalet.)
  • I behøver ikke vaske op. Blot I tømmer glas og fjerner de værste madrester fra fade og tallerkener.
  • Glas bedes sat med foden nedad i de tilhørende kasser, så evt. væde ikke løber ned i kasserne.
  • Hvis I undervejs låner ekstra service fra frokoststuens køkken, så husk at få dette sat ned i opvaskemaskinen, så det ikke kommer med retur til Kantinen. Kantinen skal kun modtage service til det antal personer, der er bestilt forplejning til.
  • Uåbnede drikkevarer skal retur, så husk at tjekke, om I har pakket alle disse til Kantinen - og husk også at få evt. egne medbragte flasker med hjem igen.
  • Du er velkommen til at tage overskydende mad og åbne drikkevarer med hjem. (Tag gerne stanniol, poser o.l. med hjemmefra.)
  • Ved reception i frokoststuen må I gerne lægge dugene pænt sammen og lade ligge i lokalet, f.eks. i en vindueskarm.
  • Blomsterne fra auditoriet skal du selvfølgelig endelig tage med hjem, men sæt venligst vasen i frokoststuen (bygning 1261), for den skal bruges igen ved det næste ph.d.-forsvar.
• Husk at dobbelttjekke, at alt lys er slukket, og at alle døre og vinduer er lukkede, inden I går hjem.