WorkZone
Opret sag
For at oprette en sag skal du udfylde alle oplysninger på formularen. Vi sender dig et link, når sagen er oprettet. Når du klikker på linket, åbner du sagen i Workzone, hvorefter du kan journalisere fra dine office-programmer.
Forskningssag
Benyt denne formular, hvis du ønsker at få oprettet en sag til en forskningsansøgning - eller projekt.
Eksterne relationer
Journalisering af Eksterne relationer kommer senere.
Vejledninger - sådan kommer du i gang
Vejledning: Sådan bestiller du oprettelse af en sag
Vejledning: Sådan journaliserer du mails
Video: Sådan bestiller du oprettelse af en sag
Video: Sådan journaliserer du mails
Retningslinjer
Hvad er mit ansvar?
Som VIP er det dit ansvar løbende at sørge for at journalisere relevante dokumenter og korrespondance journaliseres i Workzone.
Når en sag er oprettet med hjælp fra Workzone-supporten, er det din opgave at dokumentere mails, dokumenter og evt. efterfølgende notater fra samtaler eller anden korrespondance på den pågældende sag.
Når en sag er afsluttet, er det dig, der skal bede Workzone-supporten om at lukke sagen.
Hvornår skal jeg journalisere?
Er du i tvivl om, hvorvidt noget skal gemmes, så kan du spørge dig selv:
- Er denne information relevant for sagen?
- Vil jeg eller en kollega senere få brug for denne information?
- Vil denne information være vigtig ved en aktindsigt (fx fra en journalist)?
Hvad skal journaliseres?
Journalisering i Workzone | Eksempler på, hvad der skal journaliseres | Journaliseres på |
Databehandleraftaler |
| |
Forskningsprojekter med ekstern finansiering |
(Når det involverer eksterne samarbejdsaftaler, anbefales det at journalisere det meste korrespondance helt fra opstart af samarbejdet.) | Forskningssag |
Samarbejdsaftaler |
(Når det involverer eksterne samarbejdsaftaler, opfordres der til at journalisere eksempelvis den forventningsafstemmende korrespondance.) | Forskningssag |
Deltagelse i formelle danske råd og udvalg samt internationale udvalg, medlemskaber og netværk |
(For AU’s interne råd og udvalg vil der typisk være en formand eller sekretær, der journaliserer.) | Afventer |
Henvendelser fra eksterne aktører såsom myndigheder, virksomheder, organisationer og privatpersoner |
| Afventer |
Konferencer arrangeret af AU |
| Afventer |
Besøg af eksterne parter |
| Afventer |
Hvem kan se min sag?
For at sikre muligheden for at samarbejde og vidensdeling på tværs af AU, er alle sager i Workzone som udgangspunkt læsbare for alle. Det er dog muligt at begrænse adgangen til en sag eller enkelte dokumenter i en sag, hvis indholdet er personfølsomt eller fortroligt.
På Institut for Folkesundhed har institutledelse, den relevante forsker samt support som udgangspunkr til sagen.
Sagstype | Standardadgang | Specialadgang udover standard |
Forskningssag | Forsker, institutledelse samt support | Ja- Angives i formular |
Eksterne relationer og øvrige | Forsker, institutledelse samt support | Ja - Angives i formular |
Du skal være opmærksom på, at det kun er tilladt at tilgå sager, der er relevante i en arbejdsmæssig sammenhæng. Da systemet logges, skal AU-medarbejdere således kunne begrunde, hvilken relevans sagen har haft i relation til deres opgaver.
Hvis en medarbejder uberettiget læser sager uden relevans for sine arbejdsopgaver, vil dette være forbundet med et tjenstligt ansvar og kan udløse en disciplinærsag.
Flere vejledninger
Oprettelse af sag
- Anvend en af de blå knapper øverst i denne kolonne. Når du udfylder disse, sikrer vi, at vi har alle oplysninger, der skal bruges for at oprette en sag til dig. Alternativt kan du kontakte vores mailboks: Workzonesupport@ph.au.dk
- Når du har udfyldt formularen og sendt den afsted, opretter vi en sag til dig i systemet.
- Vi sender dig en mail med link til sagen. Du skal klikke på linket til sagen, hvilket vil lede dig ind i Workzone-systemet. Du kan blot lukke Workzone ned igen.
- Gå tilbage til Outlook (for MAC-brugere skal det være Horizon Client)
- Du kan nu begynde at journalisere på sagen. Det kan være, at du er nødt til at lave en Refresh, før sagen bliver synlig.
Ændringer i en sag
Hvis du ønsker at ændre i din sag, kontakt Workzone-supporten. Ændringer kunne fx være, hvis:
- En eller flere AU-kolleger skal have adgang til en sag (kun for sager, der har adgangsbegrænsning).
- En eller flere AU-kolleger skal have fjernet adgang til en sag (kun for sager, der har adgangsbegrænsning).
- Der skal tilføjes en ekstern part/interessent på en sag (det betyder ikke, at vedkommende får adgang).
- En forskningsansøgning ændres til en bevilling.
- Du ikke længere er den ansvarlige for sagen, hvis du fx forlader AU eller ændrer arbejdsområde.
Lukning af sag
- Sagen, projektet eller opgaven er afsluttet.
- Skriv til os og bed os om at lukke sagen.
For MAC-brugere
Du kan tilgå Workzone webklient i Google Chrome, via dette link: https://workzone.uni.au.dk/app/client/. Bemærk, ikke alle funktioner virker på Mac’s styresystem, f.eks. integrationen til Office-programmerne.
Hvis du har brug for at kunne arbejde med Workzone fra Office-programmer, herunder Outlook, så opret en sag til HR Data og Digitalisering på support.au.dk, som vil tildele dig en adgang via en Horizon Client, der giver dig et fjernskrivebord til en Virtuel Windows 10 maskine. Denne adgang må kun bruges til journalisering i Workzone.
- Du skal selv installere Horizon Client før du kan tage det i brug.
- Du må kun installere og bruge din Horizon Client fra en AU administreret computer.
- Horizon Client – installationsguide til Mac
Henvendelser om aktindsigt
Hvis du får en henvendelse om aktindsigt, skal hurtigst muligt kontakte institutledelsen på Institut for Folkesundhed.
Flere vejledninger
Du kan finde flere vejledninger på AUs side om ESDH.
Spørgsmål og svar til Workzone
Her kan du finde svar på nogle af de typiske spørgsmål til Workzone
ANSVAR, RETNINGSLINJER OG FORRETNINGSGANGE
I hvilke sager kræves der typisk aktindsigt?
Alt kan potentielt blive et emne for aktindsigt – ofte handler spørgsmålene om ledelseslønninger, repræsentationsudgifter, forvaltning af specifikke puljemidler, samarbejdsrelationer, forskningsområder med offentlighedens bevågenhed m.m.
Skal kommunikation/korrespondance med eksterne parter i projekter journaliseres?
Korrespondance med eksterne parter i et forskningsprojekt skal journaliseres i de tilfælde, hvor kommunikationen har betydning for rammen for projektet. Fx hvis der er afklarende spørgsmål til arbejde og/eller arbejdsdelingen eller andre væsentlige ændringer. Det samme gælder ift. bevillingsgiver.
Hvad gør jeg med mails og dokumenter, der dels er arbejdsrelaterede dels private?
Det anbefales at adskille privat og professionel korrespondance, da det fx ifm. aktindsigt vil gøre det meget mere besværligt at skulle fremstille dokumentationen.
Skal modtager/afsendere af mails orienteres om, at dialogen journaliseres?
Det må forudsættes almindelig kendt, at offentlige myndigheder har journaliseringspligt. Dog vil det fx ifm. aftaler med samarbejdspartnere være god skik at informere vedkommende.
Hvor er grænsen mellem forskning og forskningsadministration ift. journaliseringsansvar?
Forskning er de resultater og data, forskningen afføder. Administrationen er den sagsbehandling fx aftale, samarbejdsaftaler, rammer for forskningen, som foregår ifm. forskningen. En del af denne dokumentation journaliseres i Workzone af andre enheder på AU. Det kan dog i nogle tilfælde være hensigtsmæssigt at journalisere dokumentation på din egen sag i Workzone for at have dokumentationen samlet og have let adgang til materialet.
Hvor skal jeg opbevare forskningsdata, herunder GDPR-relateret forskningsdata, når det ikke skal i Workzone?
Hvilket ansvar har jeg som projektleder/-ejer ift. andre projektdeltagere på et projekt?
Som projektejer/-leder er du sagsansvarlig og har journaliseringsansvaret. Du kan godt aftale en arbejdsdeling om journaliseringsansvaret med andre, som arbejder på projektet, men være opmærksom på, at du journaliserer fra din mailboks, som kun du har adgang til. Blandt andet af samme grund kan supporten ikke journalisere for dig.
Skal faglige koordinatorers arbejde journaliseres?
Nej, der er her tale om faktisk forvaltning. Det kan dog være hensigtsmæssigt at journalisere materiale ift. vidensdeling.
Skal ph.d.-vejledning journaliseres
Nej, ph.d.-vejledning skal ikke journaliseres, da der ikke er journaliseringspligt på vejledning.
Har ph.d.-studerende et journaliseringsansvar?
Den dokumentation, der ligger i MyPhD, er der ikke pligt til at gemme i Workzone.
Som udgangspunkt journaliserer ph.d.-studerende ikke på Institut for Folkesundhed.
Hvem har adgang til Rigsarkivets dokumenter (efter pligtaflevering)?
Alle kan søge om adgang i forhold til ovenstående frister. Der er som standard en tilgængelighedsfrist på 20 år – med individuelle frister afhængigt af arkivmaterialets art op til 250 år – se: https://www.sa.dk/da/brug-arkivet/bestil-arkivalier/tilgaengelighedsfrister-paa-arkivalier/
Vær opmærksom på, at Rigsarkivet i forbindelse med anmodning om adgang til dokumenter også foretager vurdering af indholdet og vurderer, om det må udleveres.
Skal jeg journalisere dokumenter, som løbende opdateres fx dagsordener og mødereferater?
Dokumenter skal journaliseres i deres endelige version.
Hvad er journaliseringspligt?
Ombudsmanden skriver således om journalisering i sin myndighedsguide:
"Forvaltningsmyndigheder har journaliseringspligt. Pligten gælder for dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en myndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed. Journaliseringspligten gælder dog kun for dokumenter, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Også interne dokumenter i endelig form er omfattet.
Formålet med journalisering er bl.a. at understøtte adgangen til aktindsigt og at sikre nødvendig dokumentation i de enkelte sager. Korrekt journalisering giver desuden overblik over sagens dokumenter, letter sagsbehandlingen og understøtter kvalitet og effektivitet i myndighedens sagsbehandling.
Mangelfuld journalisering indebærer risiko for, at myndigheden skal bruge ekstra ressourcer f.eks. på at genskabe bortkomne eller slettede dokumenter. Samtidig forringer det sagsbehandlingen og borgernes retssikkerhed."
(Kilde: Folketingets Ombudsmand/Myndighedsguiden/Generel forvaltningsret/Journalisering)
Kan man ændre i eller slette materiale/dokumenter/mails, der er journaliseret/ændre i sagens grunddata?
Nej, journaliserede dokumenter/mails akteres og låses dermed for videre redigering, når de gemmes via Outlook, men du kan godt ændre i sagens grunddata fx titel, sagsansvarlig, parter m.fl. Hvis du ønsker at ændre i sagens grunddata, kan du kontakte supporten..
Som udgangspunkt kan du heller ikke slette journaliseret materiale, men hvis du fx fejlagtigt har journaliseret den samme mail to gange, kan du kontakte en supporten (kun superbrugere kan slette) og bede om at få materialet slettet. Det vil dog kræve en rigtig god begrundelse.
SAGSOPLYSNINGER, -OPRETTELSE OG -LUKNING OG ØVRIG TEKNIK
Hvad er en sagsbehandler/sagsansvarlig?
Sagsbehandler er den benævnelse i systemet, der benyttes i Workzone om den ansvarlige for sagen. For VIP's vedkommende vil det være det samme som at være projektejer/-leder eller ansvarlig for opgaven. Udførelsen af opgaven kan tildeles en anden, som også tildeles adgang, men sagen skal have en ansvarlig person, så det til enhver tid er klart, hvem man skal henvende sig til fx ifm. en aktindsigt.
Hvornår skal en sag lukkes? Og hvordan sker det?
Når der ikke længere er aktivitet på projektet eller opgaven, skal sagen lukkes. Det er sagsbehandlerens ansvar at give den lokale support besked om, at sagen skal lukkes. Alle sager får ved oprettelse påført en forventet dato for afslutning. De lukkes dog ikke uden, at sagsbehandleren informeres.
Hvad er parter og kan man tilføje disse til en allerede oprettet sag?
Parter på en sag vil oftest være eksterne kontakter/samarbejdspartnere.
Hvis sagen involverer parter, der ikke er ansat på AU (eksterne relationer/samarbejdspartnere), skal der tilknyttes en såkaldt part på sagen. Som eksempel, når et forskningsprojekt har en ekstern part (virksomhed/fond etc.) som bevillingsgiver, skal have dennes data tilknyttes til sagen. Det betyder ikke, at denne part får adgang til sagen, blot at denne information gemmes i Workzone på AU. VIP vil ifm. udfyldelse af formularen til oprettelse af en sag blive spurgt til, hvorvidt der er en part på sagen.
Et andet eksempel på en ekstern part kan være journalister, samarbejdsparter på andre universiteter eller myndigheder.
Parter kan sagtens tilføjes til sagen efter oprettelse.
Hvilke filtyper kan gemmes i Workzone?
For at kunne langtidsbevare dokumenter i Rigsarkivet, er kun følgende filtyper tilladte og understøttet i ESDH-systemet
- Word (doc, docm, docx, dot, dotm, dotx)
- Excel (xls, xlsb, xlsm, xlsx, xla, xlam, xlc, xlf, xlm, xlx, xlt, xltm, xltx, xlw)
- Power point (ppam, ppd, ppm, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx)
- RTF
- TXT
- TIFF
- JPG
- JPEG
- PNG
- MP3
- MP4
Øvrige dokumenter skal gemmes i pdf.
Følgende filtyper er ikke tilladte i systemet:
- Krypterede filer
- Passwordbeskyttede filer
- Zippede filer
- Databasefiler f.eks. Access eller MSProject
- .exe filer
Kan VIP selv oprette en sag via Outlook?
Via Outlook vises der en mulighed for at oprette sager direkte i dropdown-menuen. VIP skal ikke oprette sager via denne funktion, da man skal kende systemet grundigt, før denne funktion kan benyttes.
VIP kan anvende de tilgængelige formularer til oprettelse af forskningssager eller sager vedrørende eksterne relationer.
Kan jeg bruge Workzone på en MAC?
Du kan tilgå Workzone webklient i Google Chrome, via dette link: https://workzone.uni.au.dk/app/client/. Bemærk, ikke alle funktioner virker på Mac’s styresystem, f.eks. integrationen til Office-programmerne.
Hvis du har brug for at kunne arbejde med Workzone fra Office-programmer, herunder Outlook, så opret en sag til HR Data og Digitalisering på support.au.dk, som vil tildele dig en adgang via en Horizon Client, der giver dig et fjernskrivebord til en Virtuel Windows 10 maskine. Denne adgang må kun bruges til journalisering i Workzone.
- Du skal selv installere Horizon Client før du kan tage det i brug.
- Du må kun installere og bruge din Horizon Client fra en AU administreret computer.
Status pr. august 2022: Der er udviklet en Workzone-applikation til MAC-brugere, som p.t. er i prøve ved nogle MAC-brugere på AU. Der forventes at komme information ud om dette i løbet af efteråret 2022.
Kan supporten journalisere for VIP?
Supporten er behjælpelig med at oprette sager for VIP, men eftersom korrespondance foregår i VIP's egne mailsystemer, er det kun VIP selv, der kan journalisere relevant dokumentation og notater på de tilhørende sager via Outlook.