Workzone på Folkesundhed

Som universitet har vi journaliseringspligt, og vi skal derfor gemme udvalgte dokumenter og korrespondancer for at sikre, at:

• universitet lever op til de lovkrav, der står i Offentlighedslovens § 15.
• forretningskritisk dokumentation bliver bevaret og kan findes frem, når der er behov.
• vi hurtigt og effektivt kan imødekomme aktindsigter.
• vi understøtter effektive og sammenhængende administrative processer.

Dokumenter og korrespondancer skal gemmes i et såkaldt ESDH-system, der er designet til at kunne gemme og sikre dokumentationen forsvarligt.

Universitetsledelsen har besluttet, at vi bruger Workzone til de sager, hvor der er journaliseringspligt.

Det er ikke alle dokumenter eller al korrespondance, der skal journaliseres, men som udgangspunkt de dokumenter og mails, der dokumenterer sagens indhold, sagens progression eller forståelsen af den pågældende sag.

Det vil sige, at hvis der skal planlægges et møde, skal dagsorden, bilag og referat som minimum journaliseres, men ikke aftaler omkring kaffebestilling, mødelokale eller lignende.

Sekretariatet skal dokumentere opgaver, der drejer sig om instituttets daglige virke, da de administrative enheder på fakultetet allerede journaliserer mange af de sager, vi ellers arbejder med eller bidrager til. Det gælder fx:

• HR: Information vedr. ansættelser og personalesager
• TTO: samarbejdsaftaler og kontrakter – de journaliseres i Inteum.
• Ph.d.-skolen: alt vedr. indskrevne ph.d.-studerende – også ansættelsesoplysninger for de ansatte ph.d.er.
• Økonomi: oplysninger vedr. eksterne bevillinger: ansøgning, oprettelse af projekt, budgetter, statusrapporter mm.

På Institut for Folkesundhed skal sekretariatet for eksempel journalisere:

• ledelsesbeslutninger
• dagsorden og referat i formelle mødefora
• dokumentation af administrative projekter
• godkendte processer og retningslinjer
• korrespondance med eksterne parter

For forskere er det forskningssager samt samarbejde med eksterne relationer.

For forskningssager gælder det ikke konkrete forskningsdata, men den omkringliggende dokumentation i forbindelse med administration af et forskningsprojekt. Hvis du ellers tænker, at det kunne være godt at gemme i en mappe i enten Outlook eller Word, så skal du som udgangspunkt også gemme det i Workzone.

Det kan være ind- og udgående korrespondance/mails samt færdige interne dokumenter som dagsordener og referater fra møder, forskningsansøgninger, indgåede kontrakter og formelle aftaler samt væsentlige dokumenter/forretningskritisk intern korrespondance.

For samarbejde med eksterne relationer gælder det én sag per aktivitet. En aktivitet kan for eksempel være deltagelse i råd og udvalg, henvendelse fra eksterne aktører såsom myndigheder, virksomheder, organisationer og privatpersoner eller afholdelse af konferencer på AU.

Lederne i de enkelte områder har til ansvar at sikre, at der journaliseres med udgangspunkt i de overordnede rammer og retningslinjer.

Den enkelte medarbejder har det daglige ansvar for, at alt sagsrelevant materiale, der modtages/sendes/oprettes dokumenteres i Workzone i overensstemmelse med områdets praksis. 

Det er kun superbruger Lone Sand Simonsen, der opretter sager i Workzone (information om proces følger).