Ph.d.-forsvar og -reception for eksternt ansatte ph.d.-studerende

Det kan anbefales at holde ph.d.-forsvar i enten Samfundsmedicinsk Auditorium (1262-101), i et af Søauditorierne eller i auditoriet på Idræt. Du finder en liste over tilgængelige auditorier her. 

Det er en god idé også at booke tid til et prøveforsvar i det valgte auditorium. Ved sådanne prøveforsvar kan man evt. få en person til at logge ind via Zoom udefra, d.v.s. uden AU-ID og uden VPN-forbindelse. Dette er især en god idé, hvis man har eksterne bedømmere eller andre vigtige tilhørere, som skal være med på Zoom. 

Kontakt Health IT, så snart auditoriet er booket. De instruerer i det rent tekniske.

Bemærk, at du selv skal sørge for en "teknisk hjælper" (f.eks. en kollega eller et familiemedlem), som kan være til stede ved forsvaret. Health IT er back-up over mobil - men du skal selv aftale med dem på forhånd, at de er opmærksomme på det tidsrum, dit forsvar afholdes i, f.eks. fredag eftermiddag.

Trykning af afhandlingen sker via Fællestrykkeriet på AU. Der skal i den forbindelse udfyldes en online rekvisition.

Har du tvivlsspørgsmål til udfyldning af rekvisitionen eller til opsætning og tryk af afhandlingen, kan det varmt anbefales at tage direkte kontakt til trykkeriet. 

Den officielle pressemeddelelse omkring dit forsvar skal sendes til ph.d.-skolen senest tre uger før forsvaret. Du finder info og skabelon her.

Ph.d.-skolen sørger for, at forsvaret kommer med i online-kalenderen.

Husk at skrive i meddelelsen at man kan få evt. Zoom-link tilsendt ved at kontakte dig – hvis det er relevant.

Den generelle invitation til kolleger er du velkommen til selv at sende ud via mail. Dette gælder også mht. at invitere folk udenfor huset, inkl. familie og venner.

Du kan få hjælp fra funktionspostkassen Ph.D. til at bestille lokale. Normalt benyttes Frokoststuen i bygning 1261, William Scharff-auditoriet i Søauditorierne eller kantinen på Idræt.

Du står selv for at bestille og betale for forplejningen. Det kan anbefales at benytte Matematisk Kantine til levering.

Vær opmærksom på, at I selv skal rydde op efter endt reception. 

Her følger den praktiske information vedr. receptioner i ovennævnte lokaler:

• Når du og dine gæster forlader auditoriet, skal I sørge for at have alle tasker, jakker, computere, blomster, osv. med jer, da dørene låser og alarmen slås til efter forsvarets afslutning.
• Det aftales automatisk på forhånd med en auditoriebetjent, hvornår yderdørene låses i den bygning, hvor receptionen holdes. Aftal nærmere med hende.
  • Det er altid en god idé, at du - og gerne et par kolleger - har et nøglekort med i lommen.
  • Bemærk, at selv om campus-vagten får besked om, at I er til stede efter almindelig arbejdstid, kan der stadig godt dukke en vagt op undervejs og tjekke, hvem I er.
• Ved receptioner i frokoststuen i bygning 1261, er du velkommen til at bruge receptionskøleskabet til evt. mad- og/eller drikkevarer, som du selv har med.
• Når I rydder op, skal al service, inkl. glas og fade, retur til den kantine/det sted, du har bestilt forplejningen fra.
  • Ved bestilling fra Matematisk Kantine: Sæt så meget som muligt af det, der skal retur, på et rullebord. (Ved receptioner i frokoststuen vil der sandsynligvis stå et rullebord lige i nærheden; tjek evt. elevatoren. Ved receptioner i William Scharff-auditoriet skal rullebordet sættes udenfor lokalet.) I behøver ikke vaske op. Blot I tømmer glas og fjerner de værste madrester fra fade og tallerkener. Glas bedes sat med foden nedad i de tilhørende kasser, så evt. væde ikke løber ned i kasserne.
  • Hvis I undervejs låner ekstra service fra frokoststuens køkken, så husk at få dette sat ned i opvaskemaskinen, så det ikke kommer med retur til leverandøren. Det sted, der leverede forplejningen, skal kun modtage service til det antal personer, der er bestilt til.
• Husk at dobbelttjekke, at alt lys er slukket, og at alle døre og vinduer er lukkede, inden I går hjem.